hayatı düzenli yaşamak başarıyı getirir.
İşte bunun için öncelik zaman yönetimi, sonra düzenli sistemli çalışma sonucu;
bunun için işte bazı ipucları;

Amaç ve hedeflerin belirgin olması,

Planlama Yapılması,

Önceliklerin belirlenmiş olması gerekir.

ZAMANI KONTROL ETMEK İÇİN

Engellerin çoğunu mümkün olduğunca eleyin veya azaltın

1. sorumlulukları, öncelikleri ve amaçları belirleyin

Mümkün olduğunca dağıtım yapın

Beklenmedik olaylar için boşluk bırakın

2. Gereksiz ve uygun olmayan faaliyetleri eleyin

Öncelikli Günlük İşler Listesi

Her sabah (veya programladığınız başka bir zaman) ciddi planlarınızı yapmayı tamamladığınızda, elinizde günlük işlerin düzenli bir sıralamasını içeren bir liste olmalıdır. Artık buna “yapılacaklar” listesi demeyeceğiz.

Listemize “Öncelikli Günlük İşler Listesi” diyeceğiz.

Anlamlı bir öncelikli günlük işler listesi yapma sürecinde üç adım söz konusudur:

1.Adım : İvedi olmayanlar dahil olmak üzere, bugün yapmak istediğiniz herşeyin bir listesini çıkarın. Bu aşamada hiçbir işe değer biçmiyoruz. Yaptığınız yalnızca her şeyi işinizle ilgili işler, ailevi sorumluluklar, kamu görevleri, vb. ortaya dökmektir. Listeniz gerçekleştirmek istediğiniz her şeyi içerdiğine eminseniz, 2. Adım için hazırsınız demektir.

2.Adım : Listedeki her maddeye bir değer biçin. Buna ABC değerlendirme sistemi denir. Yeni bir fikir değildir. Aslında çok eski bir fikir olmakla birlikte, her harfin anlamını kavradığımızda daha etkili olur. Listenin üzerinden ikinci bir defa geçerek yapılması gereken şey, hayati, kesinlikle yapılması gereken çok önemli maddelerin yanına “A” yazmaktır. Bugün başka bir şey olmazsa sadece A’ları yapacaksınız. Sonra önemli, yapılması gerekli işlerin yanına “B” yazın. Günün sonunda A’larınız tamamlanmış ve isteğinize bağlı olarak bir miktar daha zamanınız yapılabilir her işin yanına “C” yazıyorsunuz. O günün sonunda A’lar ve B’ler bittikten sonra elinizde zaman kalmışsa, C’leri yaparsınız.

3.Adım : listedeki bir maddeye sayısal bir değer verin. Şimdi listeye son defa geri dönebilir ve A,B,C işlerinizi öncelik sıralamasına koyabilirsiniz. Öncelik sıralaması yapmak, anlattığımız üzere, olayların göreli önemi ve önceliğini belirleme sürecidir. Hangi A işinin en önemli olduğuna karar verince ona A-1 dersiniz. Ondan sonraki en önemli A işi A-2 diye adlandırır ve böyle devam edersiniz. Aynı işlemi B ve C işlerinde de yapmalısınız.

Böylece günlük planlama sürenizin bitiminde, elinizde önceliklerin sıralandığı, önce hangi işleri bitireceğinizi gösteren bir iş listeniz oluyor. Öncelikli bir günlük işler listesi hazırlamak son derece güçlü bir araçtır, ama inanılmaz derecede de basit bir fikirdir.

Önceliklerin Belirlenmesi Ve Acil Durum Değerlendirilmesinin Yapılması
Zaman Yönetimi, etkili olmak ile ilgili bir süreçtir. Etkili olma düzeyimiz ise, zamanı nasıl harcadığımıza bağlıdır. Ağırlıklı olarak, zaman harcanırken acillik ve önemlilik etkenleri göz önünde bulundurulur.

Acil İşler; Hemen ilgilenilmesi gereken, şimdiyi ifade eden, bizi etki altına alan, genelde gözle görünen, üzerimizde baskı oluşturan, hemen harekete geçmeye zorlayan, çoğu kez başkaları için önemli olan şeylerden oluşur. (Çalan telefon, çalan kapı zili vs.)

Önemli İşler ise; sonuçlarla ilgili olan, göreve, değerlere, öncelikle hedeflere katkıda bulunan, tepki gösterilen, iç disiplinle kendimiz için harekete geçmemizi gerektiren, zaman alan, sonuçları uzun vadeli olan ve gözle görülmeyen işlerdir. ( Plan yapmak, program hazırlamak gibi.) İşlerin acillik ve önemlilik boyutlarında zamanı nasıl ve nelerle harcadığımıza dönük görünümü ise

Amaç belirleme sürecinin önemli bir parçası da "aciliyet" ve "önem" konusudur. Yapmak istediğimiz işler ve gerçekleştirmek istediğimiz amaçlarımız çok çeşitli olabilir. Bunların bir kısmı yaşamdaki uzun vadeli amaçlarımızla doğrudan ilişkilidir, bir kısmı ise bize zevk veren uğraşılardır. Ancak bazı işler temel amaçlarımızla olan bağlantılarına göre daha önemli, bazı işler ise tamamlama süremiz açısından daha acil olabilir.

Bu iki durum temel alınarak, yapmamız gereken ve yapmayı istediğimiz işler dört kategoride toplanabilir. Bunlar:

1. Acil Olmayan ve Önemsiz İşler: Bu tür işler, özellikle de önemli işlere zaman ayırmamız gereken dönemlerde, boş yere harcanmış zamanların kaynağını oluşturur.

2. Acil ama Önemsiz İşler: Bazen öyle işlerle uğraşırız ki, iki ayağımız bir pabuca girer ama aslında işin sonunda elde ettiğimiz kayda değer bir şey yoktur.

3. Acil Olmayan ama Önemli İşler: Zaman planlamada önemle üzerinde durulması ve planın şekillendirilmesinde en önemli unsur olması gereken işler bu kategorideki işlerdir.

4. Acil ve Önemli İşler: Bu tür işlerle genellikle zamanı iyi planlayamadığımızda karşılaşırız.

Günlük Planlama Araçları

İki sayfa boş kâğıt ya da yanında belki bir adres defteri olan bir aylık takvim işinizi görebilir, ama günlük işlerin, hedeflerin ve değerlerinle ilgili her şeyin tek bir yerde olması daha akılcı ve daha kolay bir yöntemdir.

3. haftalık ve günlük zamanı kullanmanızı plânlayın ve programlayın

Engellerin Çoğunu Mümkün Olduğunca Eleyin veya Azaltın